Digitalisierung & Verfahrensdokumentation

Seit vielen Jahren ist die Digitalisierung Bestandteil unseres Lebens. Stellen Sie mit mir die Dokumentation Ihrer Prozesse und deren Auswertung oder auch die private Steuererklärung auf eine komplett elektronische Basis. In den letzten Jahren habe ich--auch bei der Digitalisierung meiner eigenen Kanzlei--umfangreiche Erfahrungen in der Nutzung digitaler Technologien gesammelt, die ich gern an Sie weitergebe. 

 

Ich unterstütze Sie gern--gemeinsam mit der PAP.LO Digital GmbH--bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei. nach dem Czeczka-Modell. In diesem Rahmen stehe ich für Potenzialanalysen, Vorträge und auch individuelle Coachings zur Verfügung. 

 

Auch für die Erstellung von Verfahrensdokumentationen bin ich Ihre Ansprechpartnerin. Eine Verfahrensdokumentation ist nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) für alle Unternehmen vorgeschrieben.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess

  • der Entstehung (Erfassung),

  • der Indizierung,

  • der Speicherung,

  • dem eindeutigen Wiederfinden,

  • der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und

  • der Reproduktion der archivierten Informationen,

die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann. Fakt ist, dass immer mehr Betriebsprüfer eine Verfahrensdokumentation bei einer Prüfung verlangen. Die Verfahrensdokumentation bekommt besondere Bedeutung bei einer Schätzung, sofern keine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gegeben ist. Bei fehlender und mangelnder Verfahrensdokumentation dürfen Schätzungen von 5 bis 10% des Umsatzes hinzugeschätzt werden. 

 

Ein Vorteil einer Verfahrensdokumentation liegt in der Darstellung des Ist-Zustandes, ​denn so erhalten Sie einen umfassenden Einblick in Ihre Prozesse und Abläufe. Gemeinsam schauen wir dann, wie wir mit wenig Aufwand  den bestmöglichen Effekt erzielen können, indem wir Abläufe optimieren und IT-gestützte Prozesse implementieren und systematisieren.  Dies ermöglicht Ihnen ein rechtzeitiges Gegensteuern bei Abweichungen zum Plan, einen Soll-Ist-Vergleich und klare Erwartungen und Planungssicherheit. Im Übrigen werden diese Leistungen meist noch gefördert, sodass ein Großteil Ihrer Aufwendungen erstattbar ist. 

Vereinbaren Sie gerne einen Termin, sodass wir gemeinsam über die Erstellung einer Verfahrensdokumentation sprechen können. Ich möchte Sie gerne dabei unterstützen, Ihre Unternehmen effizienter und prüfungssicher zu machen.

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